自分宛メールを電話メモにすることによる仕事効率化

目次

電話のやりとりをメモにする必要があること

仕事をしているときに電話は避けられませんよね。自分でかけるときもあれば、相手からかかってくるときもあります。

重要なやりとりもあれば優先度が低いものもありますので、一概にはいえませんが、重要なやりとりがなされた場合には後々のことを考えてメモにして記録化する必要があります。

従来僕は、電話台の横にメモ帳を置いて電話でのやりとりを手書きで記載したものを電話メモにするという方法をとっていました。しかし、そのメモ自体が紛失したり、資料の山に埋もれてメモ帳を見つけることができなくなるということを何回か経験しました。そこで、よい電話メモのとりかたや保存の仕方について悩んでいたところ、ある仕事仲間からメールを電話メモとして活用するという方法を教えてもらい、それがとても役に立ちました。

メールを電話メモにする具体的な方法

これは以下のような手順で行います。

１　電話をする際にメールソフトを立ち上げ、宛先を自分にするメール画面を開く

２　電話でのやりとりをリアルタイムでメール本文に打ち込む（受話器を片方の耳で挟み、両手で打ち込む）

３　電話終了後、「クライアント名＋電話メモ」を件名に記載する

４　メール送信（自分宛にメールが届く）

この方法は次のようなメリットがあります。

検索が容易となる

電話メモがメールの形で受信フォルダに入るので、クライアント名やキーワードを打ち込むことで検索することができます。ある程度時間が経ってから「どんな内容の会話だったかな？」と思い出すときにも、これで検索するとすぐに見つけることができ便利です。ただ、メールボックスには容量の限界があるのでその点には注意が必要ですが。

自働的に日付が記録される

電話メモでは通常日時の記載が必須です。しかし、上記の方法だと電話メモがメールの形で自分宛に送られてくるので、そこに受信日時が自動的に記録されており、改めて日付を記入する必要がありません。

メモをなくす心配がない

紙のメモだと紛失の危険があります。僕自身、あまり資料の整理が得意ではなくメモをなくすこともありました。しかし、メールで電話メモを作成する方法だと紛失の心配をする必要がありません。

この方法をとりいれてから、電話メモの管理がとても楽になりました。

参考にしていただけたら嬉しいです。